Regeln der Zusammenarbeit

Vorwort:

Baumanagement für private Bauvorhaben ist anders als für große Projekte. Für das Management von kleinen Bauvorhaben gibt es keine Ausbildung, keine Bücher und keine Erfahrungsberichte. Ich habe viele Jahre gebraucht, um zu erlernen, wie kleine Bauvorhaben zu managen sind.

Meine wichtigste Erkenntnis ist, dass sorgfältige Arbeitsvorbereitung für kleine Bauvorhaben ebenso wichtig ist wie für große, nur der Grund ist ein anderer. 

Der Grund bei kleinen Bauvorhaben ist die relativ geringe Zeit, die kalkulatorisch für das Organisieren des Projekts und der Ausführung zur Verfügung stehen. Wenn bei der Auftragssumme für einen privaten Wohnbau etwas schief läuft und viele Zusatzbesprechungen erforderlich sind, schmerzt dies die Teilnehmer mehr als bei einem großen Projekt; denn der Stundenaufwand einer Besprechung ist bei beiden gleich.

Doch wenn wie so häufig im Wohnungsbau auf Besprechungen verzichtet wird, ein Austausch von Wissen und Erfahrung nicht stattfindet, entsteht keine besondere Qualität, sondern nur üblicher Standard, den jeder gestandene Handwerker auch ohne Rücksprache beherrscht.

Die von mir abverlangten "Regeln der Zusammenarbeit" stellen sicher, dass der Zeiteinsatz für Besprechungen optimal genutzt wird. Das hat  zum Beispiel zur Folge, dass ich von jedem die Nutzung des E-Mail-Versandes erwarte.

Der folgende Text ist weniger für den Bauherr geschrieben als für die Architekten und Handwerker, die mit mir zusammenarbeiten. Ich bitte um deren Aufmerksamkeit.

 
  1. Ein wichtiges Mittel für eine gute Organisation ist die Terminplanung. Sie weist alle Leistungen in Planung, Ausschreibung, Vergabe und Arbeitsvorbereitung aus. Die Termine für die Ausführung und Inbetriebnahme beinhalten auch Innenausbau und Außenanlagen. Jede Terminzeile weist nur eine einzige, eindeutig beschriebene Zuständigkeit aus. Der Terminplan ist das Drehbuch des Projekts von Beginn bis Ende.

  2. Wichtig für richtiges Entscheiden ist das Wissen über den Bearbeitungs- oder Ausführungstand. Ich erwarte hier von allen Auskunft über E-Mail, wenn ich danach frage.

  1. Für jedes Projekt wird von mir eine Domain im Internet eingerichtet. Hier werden die aktuellen Pläne, Leistungsbeschreibungen, Protokolle, Entscheidungen und Fotodokumentationen über den Bautenstand zusätzlich zum Versand übersichtlich als PDF hinterlegt. Der Zugang erfolgt über ein Login. Der Bauherr, der Architekt und jeder Handwerksmeister hat damit auch von seinem Arbeitsplatz, auf Dienstreisen und im Urlaub Zugriff auf die Planunterlagen und Ausschreibungstexte.  

  2. Der Bauherr und jeder Projektbeteiligter erhält in der Projektdomain eine gesonderte E-Mail-Adresse, über die jedes E-Mail an ihn weitergeleitet wird.

  1. E-Mail-Nutzung: Der Versand von Schriftverkehr und Dokumenten im Format DINA4 erfolgt mit PDF-Dateien als Anlage von E-Mails. Versand über Fax und Post wäre zu aufwendig.

  2. Vom Architekten erwarte ich, dass der Versand vom Plänen mit der Post oder Bote durch ein paralleles E-Mail angekündigt werden.

  3. Von jedem erwarte ich, dass E-Mail-Anfragen  innerhalb von 24 Stunden zumindest mit einem Zwischenbescheid beantwortet werden.

  4. Ich bitte die Nutzung des Fax zu vermeiden. Ist ein Fax dennoch erforderlich, werde ich es einscannen und archivieren. Kann eine Firma nur Fax empfangen, gilt der umgekehrte Weg: Ich schreibe ein E-Mail und faxe den Ausdruck.  

  5. Ich erwarte als zentrale Stelle im Projekt eine Kopie von jedem wichtigen E-Mail. Eingang und Ausgang bei mir gelten als Zugangsnachweis und können jederzeit bei mir angefragt werden. Ich führe bei Beginn Tests für Eingang und Ausgang der E-Mails und ihrer Anlagen durch und berate bei Schwierigkeiten. 

  6. ich führe eine Projektbeteiligtenliste und verteile sie mit E-Mail.  Jeder erfährt wer im Projekt aktiv ist und kann auch mit jedem direkt in Kontakt treten.

  7. Die Baubesprechung finden in jeder Woche an einem festgelegte Wochentag zu immer derselben Uhrzeit statt. Die Besprechungszeit wird bereits in der Ausschreibung benannt. Vor und nach der Besprechung finden Einzelgespräche mit den Firmen statt.  Nur in den Spitzenzeiten des Ausbaus werden mehrere Termine in der Woche angesetzt. In der Regel finden die Besprechungen in beheizten Räumlichkeiten statt.

  8. Einmal im Monat erhalten alle tätigen Firmen von mir eine Mitteilung über den ermittelten Leistungsstand.  Sie können diesen direkt verwenden, um eine Abschlagsrechnung zu stellen. Die Zahlung wird dann in verkürzter Zeit angewiesen. Der Aufwand für Rechnungsstellung und Rechnungsprüfung ist dadurch minimal und entlastet die Geschäftsführung.